Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verständlich erklärt: Was Unternehmen wissen müssen

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) verändert Vergütungssysteme fundamental. Sie verpflichtet Unternehmen zu umfassender Offenlegung und dokumentierter Gleichbehandlung. Die Anforderungen gehen weit über bisherige nationale Regelungen hinaus.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen jetzt vor.

Viele Unternehmen unterschätzen Umfang und Tiefe der neuen Pflichten. Die Richtlinie fordert nicht nur Datenlieferung, sondern systemische Veränderungen in Vergütungsstrukturen und -prozessen. Dieser Artikel erklärt die juristischen Kernpunkte und zeigt konkrete Handlungsbedarfe.

Die Richtlinie: Entstehung und Zielsetzung

Europäischer Rahmen

Die Richtlinie (EU) 2023/970 wurde am 10. Mai 2023 verabschiedet. Die Mitgliedstaaten haben bis 7. Juni 2026 Zeit für die nationale Umsetzung. Die Berichtspflichten gelten ab 7. Juni 2027 (rückwirkend für das Jahr 2026).

Zentrale Ziele:

• Schließung des Gender Pay Gap in der EU (durchschnittlich 12,7 Prozent unbereinigte)
• Durchsetzung des Grundsatzes “gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit”
• Transparenz als Instrument zur Aufdeckung und Beseitigung von Diskriminierung
• Stärkung der Durchsetzungsrechte von Beschäftigten

Die Richtlinie baut auf Artikel 157 AEUV auf, der Entgeltgleichheit zwischen Männern und Frauen fordert. Sie konkretisiert diese Verpflichtung durch messbare Anforderungen und Sanktionsmechanismen.

Integration in nationales Recht

Österreich muss die Richtlinie bis Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. Der Gesetzgeber hat Spielräume bei der Ausgestaltung, muss aber Mindestvorgaben einhalten.

Erwartbare österreichische Besonderheiten:

• Integration in bestehendes Gleichbehandlungsgesetz und Einkommensberichte-Gesetz
• Abstimmung mit Sozialpartnerstrukturen und Betriebsräten
• Berücksichtigung österreichischer KMU-Struktur bei Schwellenwerten
• Regelungen zu Kontrolle und Sanktionen durch Arbeitsinspektion

Unternehmen sollten sich bereits jetzt auf EU-Mindestvorgaben vorbereiten. Diese stehen fest, auch wenn nationale Details noch ausverhandelt werden.

Für wen gilt die Richtlinie

Größenabhängige Schwellenwerte

Die Berichtspflichten greifen gestaffelt nach Unternehmensgröße:

Ab 150 Beschäftigte:

• Erste Berichtspflicht: 7. Juni 2027 (Daten für 2026)
• Danach: Jährliche Berichterstattung

Ab 100 Beschäftigte:

• Erste Berichtspflicht: 7. Juni 2031 (Daten für 2030)
• Danach: Jährliche Berichterstattung

Unter 100 Beschäftigte:

• Keine Berichtspflicht
• Auskunftsrechte der Beschäftigten gelten trotzdem

Schwellenwert bezieht sich auf durchschnittliche Beschäftigtenzahl im Berichtsjahr. Teil- und Vollzeitkräfte werden gleich gezählt (keine Vollzeitäquivalente).

Konzernbetrachtung: Die Richtlinie gilt für jeden rechtlichen Arbeitgeber einzeln, nicht konzernweit. Eine Holding mit 500 Mitarbeitenden, verteilt auf 10 GmbHs mit je 50 Mitarbeitenden, ist nicht berichtspflichtig. Jede einzelne GmbH bleibt unter dem Schwellenwert.

Sachlicher Anwendungsbereich

Alle Wirtschaftszweige und Branchen: Privatwirtschaft, öffentlicher Dienst, Non-Profit-Organisationen. Keine Ausnahmen für spezifische Sektoren.

Alle Beschäftigtengruppen:

• Angestellte und Arbeiter
• Befristete und unbefristete Verträge
• Voll- und Teilzeit
• Leiharbeitnehmer (beim Entleiher zu berücksichtigen)
• Freie Dienstnehmer (je nach nationaler Umsetzung)

Führungskräfte und Geschäftsführung: Angestellte Geschäftsführer fallen unter die Richtlinie. Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Anstellungsverhältnis sind ausgenommen.

Klären Sie jetzt Ihre Betroffenheit.

Welche Daten Unternehmen liefern müssen

Pflichtangaben im Entgeltbericht

Unternehmen müssen folgende Kennzahlen offenlegen:

1. Gender Pay Gap gesamt (unbereinigt) Durchschnittliche Bruttostundenvergütung aller männlichen und weiblichen Beschäftigten, ausgedrückt als prozentuale Differenz.

Formel: GPG = (Ø Männer – Ø Frauen) / Ø Männer × 100

1. Gender Pay Gap nach Entgeltgruppen Separate Berechnung für jede definierte Entgeltgruppe (vergleichbare Positionen).
2. Gender Pay Gap bei ergänzenden/variablen Vergütungsbestandteilen Separate Ausweisung für Boni, Provisionen, Prämien, Sachleistungen.
3. Median Gender Pay Gap Zusätzlich zum Durchschnitt: Differenz der mittleren Gehälter.
4. Anteil Männer und Frauen je Entgeltgruppe Prozentuale Verteilung nach Geschlecht in jeder Vergütungskategorie.
5. Anteil Männer und Frauen nach Entgeltquartilen Aufteilung aller Beschäftigten in vier gleich große Gruppen (nach Gehaltshöhe sortiert). Geschlechterverteilung in jedem Quartil angeben.

Zusätzliche Offenlegungspflichten

Objektive, geschlechtsneutrale Kriterien: Unternehmen müssen die Kriterien offenlegen, nach denen sie:

• Gehaltshöhen festlegen
• Gehaltserhöhungen gewähren
• Beförderungsentscheidungen treffen

Diese Kriterien müssen nachprüfbar und diskriminierungsfrei sein.

Stellenausschreibungen: Anfangsgehalt oder Gehaltsspanne muss bereits in der Stellenanzeige angegeben werden. Kandidaten dürfen nicht mehr nach Gehaltshistorie gefragt werden.

Gehaltsstrukturen: Bei Gender Pay Gap über 5 Prozent (bereinigt) ohne objektive Rechtfertigung müssen Unternehmen gemeinsam mit Arbeitnehmervertretern eine Gehaltsstrukturanalyse durchführen.

Regelmäßige Aktualisierung

Berichtsintervalle:

• Unternehmen 150-249 Beschäftigte: Alle 3 Jahre
• Unternehmen ab 250 Beschäftigte: Jährlich

Veröffentlichung: Berichte müssen der zuständigen Behörde übermittelt und unternehmensöffentlich zugänglich gemacht werden. Betriebsräte erhalten vollständigen Zugang.

Dokumentation: Alle Berechnungsgrundlagen, Methodenentscheidungen und Datensätze müssen für Kontrollen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden.

Auskunftsrechte der Beschäftigten

Individuelles Auskunftsrecht

Jede/r Beschäftigte kann Auskunft über das durchschnittliche Entgeltniveau verlangen:

• Für die eigene Entgeltgruppe
• Aufgeschlüsselt nach Geschlecht
• Für vergleichbare Tätigkeiten

Unternehmen müssen innerhalb angemessener Frist antworten (national festzulegen, voraussichtlich 30-60 Tage).

Was Beschäftigte erfragen können: “Wie hoch ist das durchschnittliche Gehalt von Männern und Frauen in meiner Entgeltgruppe?” “Welche Kriterien werden für Gehaltserhöhungen in meiner Position angewendet?” “Wie wurden diese Kriterien bei meiner letzten Gehaltsrunde angewendet?”

Was Unternehmen nicht offenlegen müssen: Individuelle Gehälter konkreter Personen (Datenschutz). Ausnahme: Bei sehr kleinen Vergleichsgruppen (unter 5 Personen) kann Auskunft verweigert werden, wenn Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich wären.

Rechte von Arbeitnehmervertretungen

Betriebsräte und Gewerkschaften erhalten erweiterte Rechte:

• Vollständiger Zugang zu allen Entgeltberichten
• Recht auf Konsultation vor Veröffentlichung
• Mitwirkung bei Gehaltsstrukturanalysen
• Überwachung der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen

Diese Rechte stärken die Position von Betriebsräten erheblich. Unternehmen müssen Sozialpartner frühzeitig einbinden.

Beweislastumkehr: Paradigmenwechsel im Diskriminierungsschutz

Das neue Prinzip

Die Richtlinie dreht die Beweislast um: Beschäftigte müssen nicht mehr beweisen, dass sie diskriminiert werden. Sie müssen lediglich Tatsachen glaubhaft machen, die auf Diskriminierung hindeuten.

Dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.

Praktische Auswirkungen

Bisherige Situation: Mitarbeiterin vermutet Diskriminierung → Sie muss beweisen, dass ihr Geschlecht der Grund für niedrigeres Gehalt ist → Sehr schwierig, meist erfolglos.

Neue Situation nach Richtlinie: Mitarbeiterin zeigt: “Männliche Kollegen in vergleichbarer Position verdienen 15% mehr” → Unternehmen muss beweisen, dass objektive Gründe diese Differenz rechtfertigen → Ohne dokumentierte Systematik sehr schwierig.

Verschiebung des Risikos: Arbeitgeber tragen nun das Risiko fehlender oder unzureichender Dokumentation. Wer keine objektiven Kriterien nachweisen kann, verliert Rechtsstreitigkeiten.

Anforderungen an die Dokumentation

Objektive Kriterien:

• Stellenbewertung mit nachvollziehbarer Methodik
• Leistungsbeurteilungen nach transparenten Maßstäben
• Gehaltsentscheidungen mit schriftlicher Begründung
• Regelmäßige Überprüfung auf Diskriminierungsfreiheit

Zeitliche Nachvollziehbarkeit: Für jeden Zeitpunkt muss rekonstruierbar sein, warum eine Person ein bestimmtes Gehalt erhielt. Nachträgliche Rechtfertigungen reichen nicht.

Systemische Prüfung: Bei Gaps über 5 Prozent muss das gesamte Vergütungssystem auf strukturelle Diskriminierung untersucht werden. Einzelfallbetrachtung genügt nicht.

Lassen Sie uns Ihre Dokumentation rechtssicher aufbauen.

Sanktionen und Durchsetzung

Bußgelder und Strafen

Die Richtlinie fordert “wirksame, verhältnismäßige und abschreckende” Sanktionen. Mitgliedstaaten müssen Strafkataloge festlegen.

Erwartbare Sanktionen:

• Bußgelder bei Nichterfüllung der Berichtspflichten
• Schadensersatz für betroffene Beschäftigte
• Nachzahlung benachteiligter Personen (rückwirkend bis zu 5 Jahre möglich)
• Öffentliche Bekanntmachung von Verstößen
• Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen

Referenz EU-Praxis: In anderen EU-Bereichen (DSGVO, Wettbewerbsrecht) liegen Bußgelder bei bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Ähnliche Größenordnungen sind bei Entgelttransparenz denkbar.

Kontrollmechanismen

Zuständige Behörden: In Österreich voraussichtlich: Arbeitsinspektion, Gleichbehandlungsanwaltschaft, evtl. neue spezialisierte Stellen.

Prüfungsauslöser:

• Routinekontrollen
• Beschwerden von Beschäftigten
• Hinweise von Betriebsräten
• Auffällige Kennzahlen in veröffentlichten Berichten

Prüfungsumfang: Behörden können vollständige Einsicht in Gehaltsdaten, Personalakten und Dokumentationen verlangen. Unternehmen müssen kooperieren.

Reputationsrisiken

Öffentliche Berichterstattung: Medien werden Entgeltberichte aufgreifen. Unternehmen mit hohen Gaps riskieren negative Publicity.

Employer Branding: Kandidaten recherchieren zunehmend Vergütungstransparenz. Fehlende Fairness schadet der Arbeitgeberattraktivität.

Investoren und ESG: Pay Equity wird Bestandteil von ESG-Ratings. Investoren berücksichtigen Entgeltfairness bei Anlageentscheidungen.

Relevanz für Vergütungssysteme

Notwendige Systemanpassungen

Bestehende Vergütungssysteme erfüllen die Anforderungen oft nicht:

Unstrukturierte Gehaltsfindung: “Verhandlungsgeschick” als Hauptkriterium führt zu systematischer Benachteiligung. Frauen verhandeln statistisch zurückhaltender.

Lösung: Objektive Gehaltsbänder mit definierten Einstufungskriterien.

Intransparente Bonussysteme: Subjektive Zielvereinbarungen und Ermessensspielräume bei der Auszahlung.

Lösung: Messbare Zielvorgaben, standardisierte Bewertung, nachvollziehbare Auszahlungsmatrix.

Fehlende Stellenbewertung: Ohne systematische Bewertung kann Gleichwertigkeit nicht nachgewiesen werden.

Lösung: Analytische Stellenbewertung nach EU-konformen Kriterien (Qualifikation, Verantwortung, Belastung, Arbeitsbedingungen).

Anforderungen an HR-Prozesse

Recruiting:

• Gehaltsspanne in jeder Stellenausschreibung
• Standardisiertes Gehaltsangebot nach objektiven Kriterien
• Keine Fragen nach Gehaltshistorie
• Dokumentation der Gehaltsbestimmung

Leistungsbeurteilung:

• Objektive, messbare Kriterien
• Geschulte Führungskräfte (Bias-Sensibilisierung)
• Standardisierte Formulare
• Plausibilitätsprüfungen (z.B. Geschlechterverteilung bei Ratings)

Gehaltsrunden:

• Systematische Gap-Analyse vor jeder Runde
• Budget für Korrekturen einplanen
• Dokumentation aller Einzelentscheidungen
• Überprüfung der Auswirkungen nach Umsetzung

Beförderungen:

• Transparente Auswahlkriterien
• Strukturierte Assessments
• Geschlechterverteilung monitoren
• Benachteiligungsmuster identifizieren

IT-Systeme und Dateninfrastruktur

Erforderliche Systemanpassungen:

• Vollständige Erfassung aller Vergütungsbestandteile
• Automatisierte Gap-Berechnungen
• Auswertungen nach Entgeltgruppen und Quartilen
• Schnittstellen für Behördenmeldungen
• Langfristige Datenspeicherung für Audits

Viele Standardsysteme (SAP, Workday, Personio) entwickeln entsprechende Module. Kleinere Unternehmen benötigen zumindest strukturierte Excel-Lösungen mit dokumentierter Methodik.

Zeitplan und Handlungsempfehlungen

Kritische Meilensteine

Bis Juni 2026: Nationale Gesetzgebung Österreich verabschiedet Umsetzungsgesetz. Unternehmen kennen finale Anforderungen.

Ab Juni 2026: Gesetz in Kraft Alle Anforderungen gelten unmittelbar. Systeme müssen betriebsbereit sein.

1. Juni 2027: Erste Berichtspflicht (150+ MA) Berichte für Kalenderjahr 2026 müssen vorliegen. Datenerfassung läuft bereits 2026.

2031: Berichtspflicht erweitert (100+ MA) Auch kleinere Unternehmen berichten ab hier.

Empfohlene Vorbereitungsschritte

Sofort (bis Ende 2025):

• Gap-Analyse durchführen (auch wenn noch nicht verpflichtend)
• Systematische Stellenbewertung einführen
• Gehaltsbänder entwickeln
• Vergütungsprozesse dokumentieren

2026 (vor Inkrafttreten):

• IT-Systeme anpassen
• Führungskräfte schulen
• Betriebsrat einbinden
• Pilotumsetzung der Berichtspflichten

Ab 2027:

• Reguläre Berichterstattung
• Kontinuierliches Monitoring
• Maßnahmen zur Gap-Reduktion
• Regelmäßige Systemüberprüfung

Was Upstyle Consulting leistet

Upstyle Consulting unterstützt Unternehmen bei vollständiger Compliance mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie.

Unser Service umfasst:

• Analyse der Betroffenheit und Anforderungen
• Professionelle Gap-Analyse nach EU-Standards
• Entwicklung objektiver Stellenbewertungssysteme
• Implementierung transparenter Gehaltsbänder
• Prozessdesign für diskriminierungsfreie Gehaltsentscheidungen
• Erstellung der vorgeschriebenen Berichte
• Schulung von Führungskräften und HR
• Begleitung bei Behördenkontakten

Sie erhalten rechtssichere Systeme mit vollständiger Dokumentation. Unsere 25-jährige Erfahrung in Vergütungsberatung sichert praktikable und compliance-konforme Lösungen.

Starten Sie jetzt Ihre Vorbereitung.

Upstyle Consulting GmbH
Dr. Conrad Pramböck
Tel: +43 676 534 12 57
E-Mail: cp@upstyle-consulting.com
Wipplingerstraße 13/9, 1010 Wien

Stand: Dezember 2025. Dieser Artikel basiert auf der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970). Die nationale Umsetzung in Österreich steht aus (Frist: Juni 2026). Wir aktualisieren unsere Inhalte laufend, sobald das österreichische Gesetz verabschiedet wird.

Upstyle Consulting: Ihr Partner für professionelles Performance & Compensation Management

Unsere Beratungsdienstleistungen helfen Ihnen, die optimale Vergütungsstrategie zu entwickeln. Mit maßgeschneiderten Lösungen steigern wir die Effizienz Ihres Compensation Managements und unterstützen Sie bei der Umsetzung.

Angebot von Upstyle Consulting

Unsere Expertise umfasst:

• Analyse bestehender Vergütungsmodelle

• Entwicklung von Strategien zu Vergütungs- und Performance Management

• Implementierung und Optimierung von Compensation-Prozessen

• Entwicklung von Bonussystemen und Long Term Incentives
• Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Upstyle Consulting ist ein führender Anbieter für Entgelttransparenz, Equal Pay und moderne Vergütungsberatung. Das Unternehmen unterstützt Organisationen bei der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie und entwickelt faire, nachvollziehbare und wettbewerbsfähige Vergütungssysteme.

Die internationale Gehaltsdatenbank von Upstyle Consulting in 40 Ländern bietet aktuelle Benchmarks für zahlreiche Positionen in vielen Ländern und schafft eine belastbare Grundlage für Gender-Pay-Gap-Analysen, Jobbewertungen und transparente Gehaltsstrukturen.

Upstyle Consulting kombiniert datenbasierte Analysen mit strategischer Beratung und begleitet Unternehmen von der ersten Diagnose bis zur erfolgreichen Implementierung transparenter Vergütungsmodelle.

Fazit: Herausforderungen meistern, Mitarbeiter binden, Unternehmen stärken

Ein strategisches Compensation Management sorgt für faire, transparente und budgetgerechte Vergütungssysteme. Dies stärkt die Motivation der Mitarbeitenden und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

Lassen Sie sich von Upstyle Consulting individuell beraten. Kontaktieren Sie uns für maßgeschneiderte Vergütungsstrategien!