Die ersten 100 Tage: Ihr Fahrplan zur Entgelttransparenz

Die Vorbereitung auf die EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfordert strukturiertes Vorgehen. Unternehmen mit klarem Zeitplan und definierten Meilensteinen vermeiden hektische Anpassungen kurz vor der Berichtspflicht. Dieser Fahrplan zeigt den Weg von der Erstanalyse bis zur Umsetzung konkreter Maßnahmen. Starten Sie Ihre Vorbereitung mit professioneller Begleitung.

Tage 1-20: Bestandsaufnahme und Projektsetup

Projektteam zusammenstellen Bilden Sie ein interdisziplinäres Team aus HR, Controlling, Recht und Betriebsrat. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege. Benennen Sie einen Projektleiter mit direktem Zugang zur Geschäftsführung.

Kernteam:

• HR-Leitung (Projektleitung)
• Compensation & Benefits Verantwortlicher
• Controller für Gehaltsdaten
• Jurist für Compliance-Fragen
• Betriebsratsvertretung

Datenverfügbarkeit prüfen Erfassen Sie systematisch, welche Gehaltsdaten in welchen Systemen vorliegen. Identifizieren Sie Lücken und Inkonsistenzen. Dokumentieren Sie die Datenqualität.

Checkliste Datenquellen:

• Lohnbuchhaltungssystem: Grundgehälter, Zulagen, Überstunden
• HR-System: Positionen, Hierarchien, Qualifikationen
• Zeiterfassung: Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle
• Bonussystem: Variable Vergütung, Sonderzahlungen
• Benefit-Verwaltung: Geldwerte Vorteile, Sachleistungen

Ressourcen planen Kalkulieren Sie den personellen und finanziellen Aufwand. Klären Sie, welche Aufgaben intern und welche extern bearbeitet werden. Definieren Sie das Budget für externe Beratung, Software-Tools und Schulungen.

Meilenstein Tag 20: Projektplan verabschiedet, Team eingesetzt, Datenlandschaft erfasst

Tage 21-45: Datenanalyse und Gap-Berechnung

Daten konsolidieren Führen Sie alle relevanten Gehaltsinformationen in einer konsistenten Datenbank zusammen. Bereinigen Sie Fehler und Duplikate. Standardisieren Sie Bezeichnungen und Kategorien.

Kritische Prüfpunkte:

• Sind alle Beschäftigtengruppen erfasst (auch Teilzeit, befristet, Leiharbeit)?
• Liegen Daten für alle Vergütungsbestandteile vor?
• Stimmen die Personaldaten mit den Gehaltsdaten überein?
• Sind die Positionsbezeichnungen eindeutig und vergleichbar?

Vergleichbare Tätigkeiten definieren Gruppieren Sie Positionen nach objektiven Kriterien. Nutzen Sie Anforderungsprofile, Verantwortungsbereiche und erforderliche Qualifikationen als Basis. Vermeiden Sie zu breite oder zu enge Kategorisierungen.

Strukturierungsansatz:

• Hierarchieebenen festlegen (z.B. Mitarbeiter, Spezialist, Teamleiter, Abteilungsleiter)
• Funktionsfamilien bilden (z.B. Vertrieb, Produktion, IT, Verwaltung)
• Anforderungsniveaus bestimmen (Ausbildung, Erfahrung, Komplexität)

Gender Pay Gap berechnen Ermitteln Sie den unbereinigten Gap für das Gesamtunternehmen und für relevante Teilgruppen. Führen Sie die statistische Bereinigung durch, um den erklärten und nicht erklärten Anteil zu identifizieren.

Lassen Sie uns Ihren Gender Pay Gap professionell analysieren.

Ergebnisse dokumentieren Erstellen Sie einen detaillierten Analysebericht mit allen Kennzahlen, Methoden und Annahmen. Diese Dokumentation bildet die Basis für spätere Berichte und dient als Nachweis bei Rechtsstreitigkeiten.

Meilenstein Tag 45: Gender Pay Gap berechnet und dokumentiert, Handlungsbedarf identifiziert

Tage 46-70: Ursachenanalyse und Maßnahmenplanung

Treiber identifizieren Analysieren Sie die Ursachen identifizierter Entgeltlücken. Unterscheiden Sie zwischen strukturellen Faktoren (Geschlechterverteilung über Hierarchien) und direkten Gehaltsunterschieden bei vergleichbaren Tätigkeiten.

Typische Ursachen:

• Unterrepräsentation von Frauen in höheren Positionen
• Gehaltsunterschiede bei gleichen Jobbezeichnungen
• Niedrigere Bonuszahlungen für Frauen
• Systematische Unterbewertung “frauentypischer” Tätigkeiten

Maßnahmen priorisieren Entwickeln Sie konkrete Korrekturmaßnahmen. Unterscheiden Sie zwischen kurzfristigen Anpassungen (direkte Gehaltserhöhungen) und langfristigen Strukturmaßnahmen (Prozessoptimierung, Kulturwandel).

Maßnahmenkatalog:

• Direkte Gehaltsanpassungen bei ungerechtfertigten Unterschieden
• Überarbeitung von Stellenbewertungssystemen
• Transparente Kriterien für Gehaltserhöhungen
• Objektive Leistungsbeurteilungsprozesse
• Mentoring-Programme für weibliche Führungskräfte

Kosten kalkulieren Berechnen Sie die finanziellen Auswirkungen geplanter Gehaltsanpassungen. Verteilen Sie die Kosten auf mehrere Gehaltsrunden. Berücksichtigen Sie auch Folgekosten (Sozialversicherung, Pensionsrückstellungen).

Beispielkalkulation: Bei einem unbereinigten Gap von 15 Prozent und 200 betroffenen Mitarbeiterinnen mit durchschnittlich 45.000 Euro Jahresgehalt entstehen bei vollständiger Angleichung Mehrkosten von circa 1,35 Millionen Euro jährlich. Eine schrittweise Anpassung über drei Jahre reduziert die jährliche Belastung auf 450.000 Euro.

Zeitplan entwickeln Legen Sie konkrete Termine für Umsetzungsschritte fest. Koordinieren Sie Gehaltsanpassungen mit den regulären Gehaltsrunden. Planen Sie Puffer für unvorhergesehene Komplikationen ein.

Meilenstein Tag 70: Maßnahmenplan erstellt, Budget genehmigt, Zeitplan definiert

Tage 71-85: Prozesse und Systeme anpassen

Stellenbewertung überarbeiten Implementieren Sie ein objektives Stellenbewertungssystem. Nutzen Sie geschlechtsneutrale Kriterien. Dokumentieren Sie die Bewertungsmethodik transparent.

Anforderungen an das System:

• Berücksichtigung von Wissen, Verantwortung, Belastung und Arbeitsbedingungen
• Gewichtung der Faktoren nachvollziehbar dargelegt
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
• Einbindung von Betriebsrat und Führungskräften

Vergütungsprozesse standardisieren Definieren Sie klare Regeln für Einstellung, Beförderung und Gehaltserhöhungen. Etablieren Sie Vier-Augen-Prinzip bei Gehaltsentscheidungen. Dokumentieren Sie alle Entscheidungen mit Begründung.

Prozess-Checkliste:

• Gehaltsbänder für alle Positionen definiert
• Kriterien für Einstufung in Gehaltsbänder festgelegt
• Genehmigungsworkflow für Abweichungen etabliert
• Dokumentationsstandards für alle Gehaltsänderungen

Führungskräfte schulen Trainieren Sie alle Führungskräfte in diskriminierungsfreier Personalführung. Vermitteln Sie die rechtlichen Anforderungen. Üben Sie konkrete Gesprächssituationen (Gehaltsverhandlungen, Beförderungsentscheidungen).

Schulungsinhalte:

• Rechtliche Grundlagen Entgelttransparenz
• Unconscious Bias erkennen und vermeiden
• Objektive Leistungsbeurteilung
• Gehaltsverhandlungen fair führen

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Meilenstein Tag 85: Neue Prozesse definiert, Führungskräfte geschult, Systeme angepasst

Tage 86-100: Kommunikation und erste Umsetzung

Kommunikationsstrategie entwickeln Planen Sie die interne Kommunikation sorgfältig. Bereiten Sie Botschaften für verschiedene Zielgruppen vor (Geschäftsführung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Betriebsrat). Antizipieren Sie kritische Fragen.

Kommunikationsplan:

• Information der Geschäftsführung über Analyseergebnisse und Maßnahmen
• Einbindung des Betriebsrats in die Umsetzungsplanung
• Führungskräfte-Information zu neuen Prozessen und ihrer Rolle
• Mitarbeiterinformation über Transparenzverpflichtungen und Auskunftsrechte

Betriebsrat einbinden Informieren Sie den Betriebsrat frühzeitig und umfassend. Klären Sie Mitbestimmungsrechte. Entwickeln Sie gemeinsam Lösungen für identifizierte Probleme.

Quick Wins umsetzen Realisieren Sie erste sichtbare Verbesserungen. Korrigieren Sie offensichtliche Ungerechtigkeiten zeitnah. Kommunizieren Sie diese Erfolge als Zeichen des Engagements.

Monitoring etablieren Richten Sie ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Gehaltsentwicklung ein. Definieren Sie Kennzahlen und Berichtswege. Planen Sie regelmäßige Reviews (quartalsweise oder halbjährlich).

Monitoring-Kennzahlen:

• Entwicklung Gender Pay Gap (bereinigt/unbereinigt)
• Geschlechterverteilung über Hierarchieebenen
• Durchschnittliche Gehaltserhöhungen nach Geschlecht
• Eintrittsgehälter neuer Mitarbeitender nach Geschlecht

Meilenstein Tag 100: Kommunikation gestartet, erste Maßnahmen umgesetzt, Monitoring läuft

Nach den ersten 100 Tagen

Die ersten 100 Tage bilden die Basis. Die vollständige Umsetzung erfordert 12 bis 18 Monate. Bleiben Sie am Ball mit regelmäßigen Projektreviews und konsequenter Nachverfolgung der definierten Maßnahmen.

Upstyle Consulting begleitet Sie durch den gesamten Prozess – von der Erstanalyse bis zur erfolgreichen Implementierung. Unsere 25 Jahre Erfahrung in der Vergütungsberatung sichern Ihnen eine effiziente und rechtskonforme Umsetzung.

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Upstyle Consulting GmbH
Dr. Conrad Pramböck
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E-Mail: cp@upstyle-consulting.com
Wipplingerstraße 13/9, 1010 Wien

Stand: Dezember 2025. Dieser Artikel basiert auf der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970). Die nationale Umsetzung in Österreich steht aus (Frist: Juni 2026). Wir aktualisieren unsere Inhalte laufend, sobald das österreichische Gesetz verabschiedet wird.

Upstyle Consulting: Ihr Partner für professionelles Performance & Compensation Management

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Unsere Expertise umfasst:

• Analyse bestehender Vergütungsmodelle

• Entwicklung von Strategien zu Vergütungs- und Performance Management

• Implementierung und Optimierung von Compensation-Prozessen

• Entwicklung von Bonussystemen und Long Term Incentives
• Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Upstyle Consulting ist ein führender Anbieter für Entgelttransparenz, Equal Pay und moderne Vergütungsberatung. Das Unternehmen unterstützt Organisationen bei der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie und entwickelt faire, nachvollziehbare und wettbewerbsfähige Vergütungssysteme.

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Fazit: Herausforderungen meistern, Mitarbeiter binden, Unternehmen stärken

Ein strategisches Compensation Management sorgt für faire, transparente und budgetgerechte Vergütungssysteme. Dies stärkt die Motivation der Mitarbeitenden und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

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